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Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was eine Software leisten muss. Diese Seite enthält die vollständige Vorlage für BI-Software: acht Kapitel, 49 Beispielanforderungen mit Priorität MUSS, SOLL oder KANN, Prüfkriterien und ein Bewertungsschema. Die Vorlage gibt es zusätzlich als kostenlose Excel Datei mit Bewertungsblatt, ohne Anmeldung. Anbieterneutral, Stand Oktober 2026.
Wer BI-Software auswählt, braucht zuerst Maßstäbe und erst danach Anbieter.
Ein BI Lastenheft ist das Dokument, in dem ein Unternehmen seine Anforderungen an eine Business-Intelligence-Software aus Sicht des Auftraggebers beschreibt, nach Muss, Soll und Kann priorisiert und mit Prüfkriterien versehen, damit Anbieter vergleichbar angefragt und bewertet werden können.
Die DIN 69901-5 beschreibt das Lastenheft als die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers (Beschreibung der Norm). Business Intelligence (BI) bezeichnet Software, die Daten aus ERP, CRM und weiteren Quellen zusammenführt und als Berichte und Analysen aufbereitet, mehr dazu unter Was ist Business Intelligence.
Das Pflichtenheft ist die Antwort des Auftragnehmers: Es beschreibt, wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Ein Anforderungskatalog ist die tabellarische Form des Lastenhefts, ein Eintrag je Zeile mit Nummer, Priorität und Prüfkriterium. Genau diese Form liefert die Vorlage weiter unten.
Die Begriffe werden oft vermischt. In einer BI Auswahl haben sie klare Rollen.
| Dokument | Autor | Inhalt | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| Lastenheft | Auftraggeber | Was soll die Lösung leisten, mit Priorität | Phase 2, vor der Marktansprache |
| Anforderungskatalog | Auftraggeber | Tabellarisches Lastenheft mit Nummer und Prüfkriterium | Als Anlage zur Anfrage |
| Pflichtenheft | Anbieter oder Partner | Wie wird jede Anforderung umgesetzt | Nach der Auswahl, vor der Einführung |
| RFI (Request for Information) | Auftraggeber | Unverbindliche erste Marktanfrage | Vor der Shortlist, oft entbehrlich |
| RFP (Request for Proposal) | Auftraggeber | Ausschreibung mit verbindlichen Antworten auf den Katalog | Phase 4, drei bis fünf Anbieter |
| Proof of Concept (POC) | Beide | Test der Muss-Kriterien mit Echtdaten | Phase 5, ein bis zwei Finalisten |
Fehlende Anforderungen fallen selten bei der Demo auf, sondern im Betrieb.
Der CHAOS Report der Standish Group sieht 2020 nur 31 Prozent der Softwareprojekte als erfolgreich, 50 Prozent als herausgefordert und 19 Prozent als gescheitert. Die Zahlen gelten für IT-Projekte allgemein und die Erfolgsdefinition ist umstritten, als Größenordnung taugen sie dennoch. Im Data, BI and Analytics Trend Monitor 2026 von BARC (1.579 Befragte) steht Datenqualitätsmanagement auf Platz 1. Beides spricht dafür, Daten und Anforderungen vor dem Anbietervergleich zu klären.
Ohne Lastenheft verschieben sich die Maßstäbe, sobald eine eindrucksvolle Demo läuft. Angebote lassen sich nicht vergleichen, Fachbereiche melden Wünsche nach der Auswahl, und der Proof of Concept testet, was der Anbieter zeigen will. Das Auswahlverfahren selbst beschreibt BI auswählen: Vorgehen, Kriterien und typische Fehler.
Jedes Kapitel der Vorlage ist eine eigene Tabelle weiter unten. Die Nummernpräfixe erleichtern Verweise in Angeboten und Protokollen.
Präfix DA. Quellen, Frische, Fehlerfälle.
Präfix DM. Semantik, Volumen, Antwortzeit.
Präfix AV. Berichtstypen und Interaktion.
Präfix SR. Wer baut, wer liest.
Präfix GS. Rechte, Protokoll, DSGVO.
Präfix BL. Betriebsmodell, Lizenz, TCO.
Präfix AN. Referenzen, Support, Ausstieg.
Präfix NF. Qualität nach ISO/IEC 25010.
Rechnen Sie für Erstellung und Abstimmung mit zwei bis vier Wochen (Erfahrungswert von Find-Your-BI).
Halten Sie fest, welche Entscheidungen die BI verbessern soll und wer sie trifft. Ziele zuerst, Funktionen danach.
Controlling, Vertrieb, IT, Datenschutz und Betriebsrat liefern Anforderungen. Eine Person führt das Dokument.
Arbeiten Sie die acht Kapitel durch. Formulieren Sie jede Anforderung als prüfbaren Satz mit Nummer.
Ordnen Sie jede Zeile MUSS, SOLL oder KANN zu und vergeben Sie Kapitelgewichte, bevor Anbieter bekannt sind.
Legen Sie je Anforderung fest, woran Sie die Erfüllung sehen: Demo, Dokument, Referenz oder Test mit Echtdaten.
Lassen Sie das Dokument von Fachbereichen und IT freigeben. Änderungen danach nur mit Versionsstand.
Die folgenden acht Tabellen sind die Vorlage. Alle 49 Anforderungen gibt es auch als Excel Datei, die Sie direkt an Ihr Unternehmen anpassen. Bewertung und Gesamtkosten rechnet die Datei selbst.
Die Beispiele sind anbieterneutral formuliert und ersetzen keine Prüfung Ihrer Lage. Datenschutz- und Vertragsfragen klären Sie mit Ihrer Rechts- und Datenschutzberatung.
XLSX · 27 KB · 5 Tabellenblätter · Stand Oktober 2026 · ohne Anmeldung
Die Datei läuft in Excel, LibreOffice und Google Tabellen. Gelbe Zellen sind Eingaben, alle Summen, Wertungen und die K.o.-Prüfung sind Formeln. Einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Anforderungskatalog aus der Analyse Ihrer Ausgangslage enthält das Enterprise-Paket.
Welche Quellen müssen angebunden werden und wie frisch müssen die Daten sein? Die Datenanbindung entscheidet über Aufwand und Laufzeit des gesamten Projekts.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| DA-01 | Native Konnektoren für unsere Kernsysteme (ERP, CRM, Buchhaltung) | MUSS | Konnektor im Proof of Concept mit Echtdaten eingerichtet, ohne Eigenentwicklung |
| DA-02 | Anbindung von SQL-Datenbanken, CSV und Excel-Dateien | MUSS | Alle genannten Quellen im Test geladen |
| DA-03 | Inkrementelle Aktualisierung nach Zeitplan (stündlich, täglich) | MUSS | Ladelauf im Test, Dauer dokumentiert |
| DA-04 | Anbindung von Web-Schnittstellen (REST) und Cloud-Diensten | SOLL | Eine REST-Quelle im Test angebunden |
| DA-05 | Wiederanlauf bei geänderter Quellstruktur oder Ladefehler | SOLL | Fehlerfall im Test nachgestellt, Meldung nachvollziehbar |
| DA-06 | Direktabfrage (Live-Zugriff) für ausgewählte Berichte | KANN | Antwortzeit unter 5 Sekunden am Beispielbericht |
Wie wird aus Rohdaten ein einheitliches Modell, und wie schnell antwortet es unter Last? Die Beispielwerte in den Prüfkriterien passen Sie an Ihr Datenvolumen an.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| DM-01 | Zentrale semantische Schicht mit wiederverwendbaren Kennzahlen | MUSS | Kennzahl Umsatz in zwei Berichten identisch berechnet |
| DM-02 | Mehrere Faktentabellen mit gemeinsamen Dimensionen (Sternschema) | MUSS | Beispielmodell mit drei Faktentabellen gebaut |
| DM-03 | Standardbericht auf 50 Millionen Zeilen in unter 5 Sekunden | MUSS | Messung im Test mit Ihrem Datenvolumen |
| DM-04 | Zeitvergleiche: Vorjahr, Jahr bis heute, gleitender Durchschnitt | SOLL | Kennzahlenset ohne Sonderprogrammierung erstellt |
| DM-05 | Skalierung auf die geplante Zahl gleichzeitiger Nutzer | SOLL | Lasttest oder Referenz in vergleichbarer Größe |
| DM-06 | Nutzung eines vorhandenen Data Warehouse ohne Datenkopie | KANN | Architekturskizze des Anbieters geprüft |
Welche Berichtstypen brauchen Fachbereiche wirklich? Hier gehört das Tagesgeschäft von Controlling, Vertrieb und Management hinein, nicht die Funktionsliste des Anbieters.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| AV-01 | Standarddiagramme, Tabellen und Kennzahlenkacheln | MUSS | Alle benötigten Berichtstypen nachgebaut |
| AV-02 | Filter, Drilldown und Sprung vom Konzernwert zum Einzelbeleg | MUSS | Drilldown bis Belegebene im Test |
| AV-03 | Druckfertige Berichte mit Export nach PDF und Excel | SOLL | Monatsbericht exportiert, Layout stabil |
| AV-04 | Zeitgesteuerter Berichtsversand per E-Mail | SOLL | Abonnement mit Filterstand eingerichtet |
| AV-05 | Nutzung auf Smartphone und Tablet | SOLL | Dashboard auf zwei Endgeräten bedienbar |
| AV-06 | KI-Assistenz für Fragen in natürlicher Sprache | KANN | Verarbeitungsort und Nutzung der Daten zum Training dokumentiert |
Wer erstellt Auswertungen, und wer nutzt sie nur? Das Kapitel schützt vor dem Power-User-Bias, bei dem ein einzelner Experte die Auswahl prägt.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| SR-01 | Fachanwender erstellen eigene Auswertungen ohne SQL-Kenntnisse | MUSS | Zwei Fachanwender lösen eine Testaufgabe ohne IT |
| SR-02 | Rollenmodell mit Betrachter, Ersteller und Administrator | MUSS | Rollenmatrix vorgelegt und im Test geprüft |
| SR-03 | Freigegebene Datensätze, getrennt von persönlichen Arbeitsbereichen | SOLL | Zertifizierter Datensatz im Test angelegt |
| SR-04 | Kommentare, Teilen und gemeinsame Arbeitsbereiche | SOLL | Bericht mit Kommentar an Kollegen geteilt |
| SR-05 | Deutsche Oberfläche und deutsche Schulungsunterlagen | SOLL | Oberfläche und Unterlagen vollständig geprüft |
| SR-06 | Einbettung von Berichten in eigene Anwendungen | KANN | Beispielseite mit eingebettetem Bericht |
Wer darf was sehen, und wie wird es nachgewiesen? Datenschutzfragen gehören ins Lastenheft, bevor ein Anbieter ausgewählt ist. Die Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| GS-01 | Zeilenbasierte Zugriffsrechte (Row-Level-Security) nach Gesellschaft oder Region | MUSS | Zwei Testnutzer sehen im selben Bericht verschiedene Daten |
| GS-02 | Einmalanmeldung (Single Sign-on) über das Verzeichnis des Unternehmens | MUSS | Anmeldung im Test mit Firmenkonto |
| GS-03 | Protokollierung von Zugriffen und Änderungen (Audit-Log) | MUSS | Log-Auszug mit Nutzer, Zeitpunkt und Objekt |
| GS-04 | Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO | MUSS | Vertragsentwurf vor der Entscheidung vom Datenschutz geprüft |
| GS-05 | Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO | MUSS | Maßnahmenbeschreibung und Zertifikate vorgelegt |
| GS-06 | Herkunft und Definition der Kennzahlen nachvollziehbar (Data Lineage) | SOLL | Kennzahl bis zur Quelle zurückverfolgt |
| GS-07 | Auswertungen zu Leistung und Verhalten von Beschäftigten einschränkbar | SOLL | Abstimmung mit dem Betriebsrat dokumentiert |
Was kostet der Betrieb über fünf Jahre? Die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO) umfassen Lizenz, Infrastruktur, Betrieb, Schulung und Weiterentwicklung, nicht nur den Listenpreis.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| BL-01 | Betriebsmodell festlegen: Cloud, eigener Betrieb oder Hybrid | MUSS | Architekturskizze für das gewählte Modell |
| BL-02 | Lizenzmodell mit Preisen für drei Nutzerszenarien (50, 150, 300) | MUSS | Angebot für alle drei Szenarien |
| BL-03 | Gesamtkosten über fünf Jahre in vorgegebener TCO-Tabelle | MUSS | Tabelle vollständig, Annahmen offengelegt |
| BL-04 | Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent im Monat | SOLL | Vertragsbestandteil mit Messverfahren |
| BL-05 | Testumgebung und planbare Update-Zyklen | SOLL | Release-Kalender und Testmandant vorgelegt |
| BL-06 | Administrationsaufwand in Personentagen pro Monat | SOLL | Angabe mit Referenzkunde bestätigt |
Wie belastbar ist der Anbieter, und wie kommt man wieder heraus? Der Ausstieg wird beim Kauf gern vergessen und beim Wechsel teuer.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| AN-01 | Mindestens drei Referenzkunden in vergleichbarer Branche und Größe | MUSS | Ein Referenzgespräch geführt |
| AN-02 | Support auf Deutsch mit vertraglichen Reaktionszeiten | MUSS | Supportzeiten und Reaktionszeiten im Angebot |
| AN-03 | Datenexport in offenen Formaten und klare Kündigungsfristen | MUSS | Export im Test, Klausel im Vertragsentwurf |
| AN-04 | Implementierungspartner im deutschsprachigen Raum | SOLL | Partnerliste mit Referenzen |
| AN-05 | Begrenzte jährliche Preisanpassung | SOLL | Obergrenze im Vertragsentwurf |
| AN-06 | Produkt-Roadmap für die nächsten zwölf Monate | KANN | Roadmap-Termin mit dem Produktmanagement |
Nicht funktionale Anforderungen beschreiben die Qualität statt der Funktion. Als Raster dient das Qualitätsmodell ISO/IEC 25010 (2023) mit neun Merkmalen. Funktionale Eignung und Sicherheit decken die Kapitel 1 bis 5 ab.
| Nr | Anforderung | Priorität | Prüfkriterium |
|---|---|---|---|
| NF-01 | Leistungseffizienz: Antwortzeiten und Ressourcenbedarf im Normalbetrieb | MUSS | Messwerte aus dem Test mit Echtdaten |
| NF-02 | Kompatibilität: Betrieb neben vorhandenen Systemen und Browsern | MUSS | Test mit Standardbrowsern und Firmenlaptops |
| NF-03 | Gebrauchstauglichkeit: Einstieg für Fachanwender in einem Tag | SOLL | Testgruppe mit Aufgabenliste |
| NF-04 | Zuverlässigkeit: Wiederherstellung nach Ausfall innerhalb von vier Stunden | SOLL | Wiederherstellungstest dokumentiert |
| NF-05 | Wartbarkeit: Änderungen am Modell mit Versionsverwaltung | SOLL | Änderung nachvollziehbar zurückgesetzt |
| NF-06 | Flexibilität: Wechsel des Betriebsmodells ohne Neuaufbau | KANN | Migrationspfad vom Anbieter beschrieben |
Ein Muss Kriterium (auch K.o.-Kriterium) schließt einen Anbieter aus, wenn es nicht erfüllt wird. Die Gewichtung legt fest, wie stark ein Kapitel zählt. Beim Scoring erhält jede Anforderung Punkte von 0 bis 5. Im Beispiel zählen die Kapitel so (Rechenbeispiel mit zwei fiktiven Anbietern):
| Kapitel | Gewicht | Punkte A | Punkte B | Wertung A | Wertung B |
|---|---|---|---|---|---|
| Daten und Anbindung | 20 % | 4 | 3 | 16,0 | 12,0 |
| Datenmodell und Performance | 15 % | 3 | 4 | 9,0 | 12,0 |
| Analyse und Visualisierung | 15 % | 5 | 3 | 15,0 | 9,0 |
| Self-Service und Rollen | 10 % | 4 | 5 | 8,0 | 10,0 |
| Governance und Sicherheit | 15 % | 3 | 5 | 9,0 | 15,0 |
| Betrieb und Lizenz | 10 % | 4 | 3 | 8,0 | 6,0 |
| Anbieter und Vertrag | 5 % | 3 | 4 | 3,0 | 4,0 |
| Nicht funktionale Anforderungen | 10 % | 4 | 3 | 8,0 | 6,0 |
| Summe | 100 % | 76,0 | 74,0 |
Wertung = Gewicht mal Punkte geteilt durch 5. Im Beispiel liegt Anbieter A mit 76,0 von 100 knapp vor Anbieter B mit 74,0. Punkte: 0 nicht erfüllt, 1 nur mit Eigenentwicklung, 3 mit Einschränkungen erfüllt, 5 vollständig erfüllt und im Test belegt. Die Punkte vergeben mehrere Personen unabhängig, danach wird der Mittelwert gebildet. Prüfen Sie zuletzt die Gesamtkosten (TCO) separat, damit ein günstiger Preis die Wertung nicht verdeckt. In der Excel Vorlage rechnet das Blatt Bewertung Wertung, K.o.-Prüfung und Rang automatisch, das Blatt TCO 5 Jahre die Gesamtkosten.
Die meisten Probleme entstehen nicht durch fehlende Vorlagen, sondern durch den Umgang mit ihnen.
Das Lastenheft ist der Maßstab, die Shortlist die Anwendung.
Mit dem Lastenheft grenzen Sie ein: Erst entfallen Anbieter, die Muss Kriterien verfehlen, dann bewerten Sie die verbleibenden mit dem Scoring. Daraus entsteht eine Shortlist von drei bis fünf Systemen, die Sie per RFP anfragen und im Demo-Drehbuch gegeneinander antreten lassen. Zwei Finalisten testen Sie anschließend im Proof of Concept.
Wer den Markt zuerst sichten will, startet mit dem kostenlosen BI-Matching: Es liefert aus der Unternehmens-URL eine begründete Vorauswahl aus über 200 BI-Systemen, die Ergebnisse kommen per E-Mail. So funktioniert das Matching. Das gesamte Vorgehen steht unter BI auswählen, die Kostenseite unter Preise und Modelle.
Für kleine Projekte reicht eine selbst gepflegte Tabelle. Ab mehreren Beteiligten lohnt sich mehr Struktur. Ein Vergleich ohne Schönfärberei:
| Kriterium | Excel oder Dokument selbst | BI Selection Portal | End-to-End Beratung |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Excel Vorlage dieser Seite herunterladen, sofort startklar | Anforderungen digital erheben, Vorlagen und Import vorhanden | Bedarfsanalyse mit BI-Experten, KI-assistiert |
| Kosten | kein Lizenzpreis, nur Arbeitszeit | 1.000 € einmalig oder ab 200 € pro Monat | 8.000 € einmalig, Portal inklusive |
| Zusammenarbeit | Dateiversionen per E-Mail, schnell unübersichtlich | Mehrere Beteiligte im selben Projekt, Rollen, Versionen | Persönliche Beratung durch BI-Experten |
| Prüfung auf Lücken | manuell, abhängig vom Erfahrungsstand | Prüfung auf Vollständigkeit und Widersprüche, optional mit Amatus | Prüfung durch erfahrene BI-Experten |
| Anbieterantworten | Rücklauf per Datei, manuelles Zusammenführen | Antworten und Vergleichsmatrix im Portal | Methodische Begleitung bis zur Entscheidung |
| Gut geeignet für | kleine Teams, ein Projekt, wenig Beteiligte | mehrere Fachbereiche, Dokumentationspflicht | komplexe Strukturen, fehlende Kapazität |
Der individuelle BI-Anforderungskatalog als Excel-Datei (XLSX) ist im Enterprise-Paket für 900 € einmalig enthalten. Eine kostenlose Datei zum Download gibt es nicht, die Tabellen dieser Seite sind die frei nutzbare Vorlage.
Diese Punkte gehören in jedes BI Lastenheft. Sie ersetzen keine Rechtsberatung, Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter prüft die konkrete Lage.
Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit festen Inhalten.
Art. 32 DSGVO nennt unter anderem Verschlüsselung, Wiederherstellbarkeit und regelmäßige Prüfung der Maßnahmen.
Legen Sie fest, wo Daten liegen und verarbeitet werden, auch bei KI-Funktionen und Support-Zugriffen.
Zugriffe nach Rolle, Gesellschaft und Region verhindern, dass ein Bericht mehr zeigt als erlaubt.
Ein Audit-Log zeigt, wer wann auf welche Daten zugegriffen oder etwas geändert hat.
Am Vertragsende müssen Daten exportiert und gelöscht werden können, mit Bestätigung.
Quellen: Verordnung (EU) 2016/679, DSGVO, Art. 28 und Art. 32. Qualitätsmodell: ISO/IEC 25010:2023.
Die Vorlage auf dieser Seite und die Excel Datei sind frei nutzbar. Für einen individuellen Anforderungskatalog und die Begleitung bis zur Entscheidung gibt es diese Pakete. Find-Your-BI ist anbieterneutral, Empfehlungen entstehen datenbasiert und nicht durch Provision. Drei Pakete decken den Weg von der ersten Vorauswahl bis zur begleiteten Entscheidung ab. Alle Preise sind einmalig und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer (Stand Oktober 2026, Preise und Modelle).
0 € einmalig
Aus Ihrer Unternehmens-URL entsteht in rund sechs Minuten eine begründete Vorauswahl aus über 200 BI-Systemen, ohne Anmeldung. So funktioniert das Matching.
900 € einmalig
Für Teams, die die Vorauswahl direkt in einen belastbaren Auswahlprozess überführen wollen. Ihre Daten gehen an keinen Anbieter.
8.000 € einmalig
Erfahrene BI-Experten begleiten die Auswahl methodisch, von der Bedarfs- und Marktanalyse bis zur Entscheidung. Enterprise-Matching und Selection Portal sind enthalten.
Das BI Selection Portal gibt es auch einzeln: 1.000 € einmalig für ein Auswahlprojekt oder ab 200 € pro Monat für mehrere Projekte, jeweils mit Anforderungserhebung, Demo-Bewertung und auditierbarer Entscheidungsdokumentation. Amatus, der KI-Co-Pilot im Portal, ist optional zubuchbar. Er prüft Anforderungskataloge auf Lücken, wertet Anbieter-Demos aus und bereitet Vertragsreviews vor, mit Verarbeitung in Deutschland und ohne Training mit Ihren Projektdaten.
Diese Seiten ergänzen die Vorlage.
Zu den hier genannten Systemen gibt es Profile im BI Katalog des Selection Portals. Sie sind der direkte Einstieg, wenn Sie ein System genauer ansehen möchten.
Was ist ein BI Lastenheft?
Ein BI Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was eine Business-Intelligence-Software leisten soll. Es enthält nummerierte Anforderungen in Kapiteln wie Datenanbindung, Analyse, Sicherheit und Betrieb, jeweils mit Priorität MUSS, SOLL oder KANN und einem Prüfkriterium. Es dient als gemeinsame Grundlage für Anfrage, Demo, Proof of Concept und Bewertung.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: Es sagt, was die Lösung leisten soll. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer: Es beschreibt, wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Bei BI-Standardsoftware ersetzt oft die Antwort auf die Ausschreibung das Pflichtenheft, bei Individualanteilen entsteht es mit dem Einführungspartner.
Wie lang sollte ein Lastenheft für BI Software sein?
Üblich sind 30 bis 80 Anforderungen, am besten als Tabelle mit einer Zeile je Anforderung (Erfahrungswert von Find-Your-BI). Kürzere Dokumente lassen Lücken, längere werden nicht mehr gelesen und nicht mehr geprüft. Lieber wenige präzise, prüfbare Zeilen als viele allgemeine Wünsche.
Wie viele Anforderungen sind sinnvoll?
Für ein mittelständisches BI-Projekt genügen 30 bis 80 Anforderungen (Erfahrungswert von Find-Your-BI). Die Vorlage dieser Seite enthält 49 Beispiele, aus denen Sie auswählen und ergänzen. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern dass jede Zeile prüfbar ist und dass Muss Kriterien auf echte Ausschlussgründe beschränkt bleiben.
Wer schreibt das Lastenheft?
Verantwortlich ist der Auftraggeber, in der Praxis ein kleines Projektteam. Fachbereiche wie Controlling und Vertrieb liefern die Anforderungen, die IT prüft Machbarkeit und Datenquellen, Datenschutz und Einkauf ergänzen ihre Kapitel. Eine Person führt das Dokument und sorgt für Versionsstand und Freigabe. Anbieter sollten es nicht schreiben, sonst folgt es ihrem Produkt.
Wie bewerte ich Anbieter anhand des Lastenhefts?
Prüfen Sie zuerst die Muss Kriterien und streichen Sie Anbieter, die eines verfehlen. Bewerten Sie den Rest mit Punkten von 0 bis 5 je Anforderung, multiplizieren Sie mit dem Kapitelgewicht und addieren Sie die Werte. Lassen Sie mehrere Personen unabhängig bewerten, stützen Sie die Punkte auf den Test mit Echtdaten und vergleichen Sie die Gesamtkosten getrennt.
Was ist ein Muss Kriterium?
Ein Muss Kriterium, auch K.o.-Kriterium, ist eine Anforderung, ohne die eine Software nicht einsetzbar ist. Wird sie nicht erfüllt, scheidet der Anbieter aus, unabhängig von der übrigen Wertung. Typische Beispiele sind eine benötigte Datenquelle, Zeilenrechte oder ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Alles andere gehört in SOLL oder KANN.
Gibt es eine kostenlose BI Lastenheft Vorlage zum Download?
Ja. Die Vorlage gibt es kostenlos und ohne Anmeldung als Excel Datei (XLSX). Sie enthält alle 49 Beispielanforderungen mit Priorität und Prüfkriterium, ein Bewertungsblatt mit Gewichtung, Scoring und automatischer K.o.-Prüfung für drei Anbieter sowie eine TCO-Tabelle über fünf Jahre. Die Beispiele sind allgemein gehalten und müssen angepasst werden. Einen individuellen Anforderungskatalog, der aus der Analyse Ihres Unternehmens entsteht, erhalten Sie im Enterprise-Paket für 900 € einmalig, zusammen mit einem Analyse-Report als PDF.
Wie lange dauert die Erstellung eines BI Lastenhefts?
Für Sammlung, Priorisierung und Freigabe sind zwei bis vier Wochen realistisch (Erfahrungswert von Find-Your-BI). Den größten Teil kostet die Abstimmung zwischen den Fachbereichen, nicht das Schreiben. Mit einer Vorlage und einem festen Termin für den Workshop lässt sich die Zeit deutlich verkürzen.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Anforderungskatalog?
Das Lastenheft ist das Dokument im Sinne der DIN 69901-5, der Anforderungskatalog seine tabellarische Form: eine Zeile je Anforderung mit Nummer, Priorität und Prüfkriterium. In der Software-Auswahl werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Die Tabellenform erleichtert den Anbietern die Antwort und Ihnen die Auswertung.
Brauche ich ein Lastenheft auch für ein kleines BI-Projekt?
Ja, aber ein kleines. Auch bei zehn Nutzern und einem Werkzeug wie Power BI hilft eine Liste mit 15 bis 25 Anforderungen, die Datenquellen, Rechte, Kosten und Ausstieg klärt. Beschränken Sie sich auf die Kapitel Daten, Analyse, Sicherheit und Betrieb und prüfen Sie die Muss Kriterien in einem kurzen Test.
Wie hängen Lastenheft, RFP und Proof of Concept zusammen?
Das Lastenheft liefert die Anforderungen. Ein Request for Proposal (RFP) fragt damit drei bis fünf Anbieter nach verbindlichen Antworten, Preisen und Referenzen. Im Proof of Concept testen ein bis zwei Finalisten die Muss Kriterien mit Ihren Echtdaten. Ohne Lastenheft fehlt RFP und Test der gemeinsame Maßstab. Mehr unter BI auswählen.
Was tun, wenn ein Anbieter eine Anforderung nicht erfüllt?
Unterscheiden Sie nach Priorität. Bei einem Muss Kriterium scheidet er aus, es sei denn, es gibt eine belegte Lösung. Bei SOLL zählen die Punkte, bei KANN fällt der Verlust kaum ins Gewicht. Fragen Sie nach Workarounds, lassen Sie sich Roadmap-Zusagen vertraglich festschreiben und testen Sie Umgehungslösungen im Proof of Concept.
Welche Datenschutzanforderungen gehören in das BI Lastenheft?
Mindestens Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, Datenstandort, Rollen und Zeilenrechte, Protokollierung sowie Löschung und Datenexport. Bei Auswertungen zu Beschäftigten klären Sie die Abstimmung mit dem Betriebsrat. Das ist keine Rechtsberatung, die Prüfung übernimmt Ihr Datenschutz.
Wie prüft Amatus einen Anforderungskatalog?
Amatus ist der optionale KI-Co-Pilot im BI Selection Portal und prüft Anforderungskataloge auf Lücken. Er weist auf fehlende Themen hin, die die Menschen im Projekt anschließend bewerten. Amatus ist nicht im Portalpreis enthalten und wird gesondert abgerechnet. Mehr dazu auf der Seite Amatus.
Was kostet Unterstützung beim BI Lastenheft?
Die Vorlage auf dieser Seite ist frei nutzbar. Das Enterprise-Paket mit individuellem Anforderungskatalog (XLSX) und Analyse-Report (PDF) kostet 900 € einmalig, das BI Selection Portal 1.000 € einmalig oder ab 200 € pro Monat, die End-to-End BI-Auswahl 8.000 € einmalig, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer.
Geben Sie Ihre Unternehmens-URL ein, und das BI Selection Portal erstellt in rund sechs Minuten eine neutrale Shortlist aus über 200 Systemen, basierend auf Branche, Größe und Ausgangslage, inklusive Bewertung von Tech-Stack-Passung und Datenanbindung.