BI Shortlist nach Unternehmensgröße.
3 bis 5 Anbieter, begründet ausgewählt.

Welche drei bis fünf BI-Anbieter gehören für ein kleines Unternehmen auf die Shortlist?

Für Unternehmen bis 49 Beschäftigte sind Power BI, Metabase und Zoho Analytics ein sinnvoller Start. Power BI Pro kostet laut Microsoft 12,10 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bei zehn Nutzern also 1.452 € im Jahr. Metabase ist als Open Source ohne Lizenz verfügbar, Zoho bietet laut Preisseite einen Free Plan für zwei Nutzer und 10.000 Zeilen. Ob diese drei bleiben, entscheiden Ihre Datenquellen, Ihre IT-Kapazität und die Frage, wer Berichte künftig pflegt.

Welche drei bis fünf BI-Anbieter gehören für ein mittelständisches Unternehmen auf die Shortlist?

Bei 50 bis 249 Beschäftigten starten viele mit Power BI, Qlik Cloud Analytics, Tableau und Metabase Pro. Die Lizenzlogik unterscheidet sich stark: Power BI Pro kostet bei 100 Nutzern 14.520 € im Jahr, Qlik Standard beginnt bei 825 $ im Monat, also 9.900 $ im Jahr, ohne Preis je Nutzer. Metabase Pro startet bei 6.210 $ im Jahr für zehn Nutzer. Prüfen Sie zusätzlich, ob Ihr ERP und Ihre Branchensoftware ohne Umwege angebunden werden können. Eine Liste mit vier Namen ist für den Mittelstand ein guter Rahmen, solange jeder Name begründet ist.

Welche BI-Anbieter gehören für ein Unternehmen ab 250 Beschäftigten auf die Shortlist?

Ab 250 Beschäftigten gehören Power BI mit Fabric, Tableau, Qlik Cloud Analytics Premium, Looker und SAP Analytics Cloud auf die Ausgangsliste. Qlik Premium beginnt laut Hersteller bei 2.750 $ im Monat, Looker und SAP nennen keine Listenpreise und arbeiten mit Angeboten. Entscheidend werden Governance, Mandantenfähigkeit und die Plattformstrategie des Konzerns. Rechnen Sie die Kapazitätsmodelle deshalb mit Ihrer tatsächlichen Zahl von Lesenden und Erstellern durch, bevor Sie Anbieter streichen. Streichen Sie Namen erst, wenn eine Muss-Anforderung nachweislich nicht erfüllt ist, nicht aus Gewohnheit.

Wie viele Anbieter sollte eine BI-Shortlist enthalten?

Für die Demo sind drei bis fünf Anbieter sinnvoll, für den anschließenden Pilot höchstens drei. Der BI-Software-Vergleich nennt diese Obergrenze, weil jeder Pilot Zeit der Fachbereiche bindet. Zu wenige Kandidaten schwächen Ihre Verhandlungsposition beim Preis, zu viele verwässern den Vergleich und verlängern das Verfahren. Wichtig ist, dass jeder Name über dieselben Muss-Kriterien in die Liste gekommen ist und Sie den Aufnahmegrund notiert haben. So bleibt der Aufwand für Demo und Pilot überschaubar.

Nach welchen Kriterien erstelle ich eine BI-Shortlist?

Beginnen Sie mit Muss-Kriterien: Datenquellen, Region, Rollenmodell und Betriebsmodell. Danach gewichten Sie Self-Service, Governance, Preismodell und KI-Funktionen gemeinsam mit den Fachbereichen. Eine BI-Lastenheft-Vorlage hilft, diese Punkte schriftlich festzuhalten. Im BARC Trend Monitor 2026 führen Datenqualität und Datensicherheit mit je 7,9 Punkten, deshalb sollten beide in Ihrer Gewichtung hoch stehen. Die Gewichte legen Sie vor der ersten Demo fest, nicht danach. Das macht die Bewertung später nachvollziehbar. Vermeiden Sie Kriterien, die kein Anbieter unterscheidet.

Was kostet BI-Software für kleine Unternehmen?

Die Lizenz beginnt bei 0 € für Metabase Open Source oder bei 1.452 € im Jahr für zehn Power-BI-Pro-Nutzer. Das erste Jahr kostet inklusive Einführung als Erfahrungswert von Find-Your-BI etwa 10.000 bis 22.500 €, der Betrieb danach 1.500 bis 6.000 € im Jahr. Die Zahlen stehen identisch auf BI-Beratungskosten und gelten netto für das dort beschriebene Szenario mit 50 Beschäftigten und zehn Nutzern. Reise- und interne Kosten kommen hinzu. Alle Preise sind Listenpreise und können je nach Vertrag abweichen.

Reicht Power BI als einziger Kandidat?

Nur, wenn Ihr Umfeld klar auf Microsoft ausgerichtet ist und Sie das schriftlich begründen. Ohne Vergleich fehlt Ihnen die Verhandlungsbasis, und Sie sehen nicht, ob ein Kapazitätsmodell wie bei Qlik für viele Leser günstiger ist. Laut Power BI Kosten liegt die Schwelle für eine reservierte Fabric Kapazität F64 bei rund 445 Lesenden. Ein zweiter und dritter Kandidat sind deshalb sinnvoll, selbst wenn Power BI am Ende gewinnt. Dokumentieren Sie den Grund, falls Sie sich bewusst für einen einzigen Kandidaten entscheiden.

Wann ist Open Source wie Metabase sinnvoll?

Open Source ist sinnvoll, wenn ein Team die Software selbst betreiben kann und Lizenzkosten vermeiden will. Metabase Open Source ist laut Hersteller kostenlos, die Cloud-Pläne beginnen bei 100 $ im Monat (Starter) oder 575 $ im Monat (Pro). Rechnen Sie Betrieb, Updates und Sicherheit mit ein, denn dafür sind Sie selbst verantwortlich. Mehr dazu auf Open-Source-BI-Tools und Metabase Erfahrungen. Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Team Updates zeitnah einspielen kann. Fragen Sie den Anbieter nach dem Release-Rhythmus.

Wie lange dauert es, eine BI-Shortlist zu erstellen?

Rechnen Sie für Anforderungen, Long List und Bewertung mit mehreren Wochen, abhängig von der Abstimmung mit den Fachbereichen. Ein Pilot danach dauert nach dem BI-Software-Vergleich vier bis sechs Wochen. Die Pilotdauer in BI-Beratungskosten liegt mit acht bis zwölf Wochen höher, weil sie dort einen größeren Umfang einschließt. Planen Sie lieber mit Reserve, besonders wenn Betriebsrat oder Datenschutz beteiligt sind. Eine knappe Frist erhöht das Risiko einer unvollständigen Bewertung. Je früher die Anforderungen stehen, desto kürzer wird der Weg.

Wer sollte an der Shortlist beteiligt sein?

Beteiligen Sie mindestens die Geschäftsführung oder Budgetverantwortliche, ein bis zwei Fachbereiche mit konkreten Berichten, die IT oder einen externen Betreiber und bei personenbezogenen Auswertungen Datenschutz und Betriebsrat. Laut BI für Mittelstand und KMU entscheiden Geschäftsführer oft selbst und haben meist nur ein bis zwei IT-Beschäftigte. Holen Sie die Fachbereiche deshalb früh ins Boot, damit die Demos echte Berichte zeigen. So entsteht Akzeptanz für das spätere Ergebnis. Benennen Sie zudem eine Person, die das Ergebnis gegenüber der Geschäftsführung vertritt.

Wie gehe ich mit Datenschutz und Betriebsrat um?

Prüfen Sie vor der Demo mit eigenen Daten, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegt und welche Region genutzt wird. Berichte über Leistung oder Verhalten von Beschäftigten können nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Binden Sie den Betriebsrat deshalb vor dem Pilot ein und dokumentieren Sie den Zweck der Auswertungen. Das ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall, die Sie bei Unsicherheit einholen sollten. Klären Sie offene Fragen, bevor Echtdaten in eine Demo wandern.

Wie dokumentiere ich die Shortlist nachvollziehbar?

Halten Sie je Anbieter fest: Aufnahmegrund, erfüllte und verfehlte Muss-Kriterien, Gewichtung, Bewertung und Preisstand mit Datum. Speichern Sie die Preisquelle, denn Herstellerpreise ändern sich, etwa bei Power BI zum 1. April 2025 in den USA. Diese Dokumentation hilft bei Revision, Betriebsrat und späterer Vertragsverhandlung, wenn jemand fragt, warum ein Anbieter ausgeschieden ist. Das BI Selection Portal ist dafür ausgelegt. Ein einfaches Bewertungsblatt pro Anbieter reicht dafür oft aus. Legen Sie die Unterlagen an einem Ort ab, auf den alle Beteiligten zugreifen.

Wie hilft Find-Your-BI bei der BI-Shortlist?

Find-Your-BI ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und kein Vergleichsportal. Es führt von den Anforderungen über eine begründete Shortlist und Demos bis zu Vertrag und nachvollziehbarer Dokumentation. Wenn Sie wissen wollen, welche Anbieter zu Ihrer Größe passen, starten Sie das Matching oder buchen Sie das kostenlose Erstgespräch. Beide Wege führen zu einer Shortlist, die Sie intern begründen können, und zu einer Dokumentation, die auch spätere Rückfragen übersteht. Die Preise der Angebote finden Sie auf Preise und Modelle.