BI für Business Central: Reporting mit Power BI, Jet Reports und Co.

Hat Business Central eine Power-BI-Anbindung?

Ja, Business Central hat eine eingebaute Power-BI-Anbindung. Microsoft liefert einen eigenen Konnektor auf Basis von OData, Power-BI-Berichtsteile in Rollencentern und sieben fertige Power-BI-Apps für Finanzen, Verkauf, Einkauf, Lager, Lagerbewertung, Projekte und Fertigung. Die Apps gibt es nur für Business Central Online, je Mandant ist eine eigene Installation nötig. Für lokale Installationen funktionieren Konnektor und eingebettete Berichte nach einer Einrichtung in Microsoft Entra ID. Eigene Berichte entstehen in Power BI Desktop, das Microsoft kostenlos anbietet.

Was kostet Jet Reports?

Für Jet Reports veröffentlicht insightsoftware keinen Listenpreis, der Preis ist auf Anfrage erhältlich. Die Produktseite bietet nur eine Preisanfrage an. Zum Vergleich: Power BI Pro kostet laut Microsoft 12,10 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Bei Jet Reports sollten Sie im Angebot klären, wie viele Berichtsersteller und Leser enthalten sind, ob das Reports Center für die Verteilung dabei ist und wie Updates und Support berechnet werden. Holen Sie das Angebot für die Zahl der Nutzer ein, die im Pilot wirklich Berichte bauen.

Jet Reports oder Power BI, was passt besser?

Jet Reports passt besser, wenn das Finanzteam seine Berichte in Excel behalten will, Power BI passt besser für interaktive Dashboards mit vielen Lesern. Jet Reports füllt Excel-Arbeitsmappen live aus Business Central und richtet sich an Controlling und Buchhaltung. Power BI bringt fertige Apps für Business Central, lässt sich in Business Central einbetten und verbindet weitere Quellen wie CRM oder Webshop. Viele Unternehmen nutzen nach unserem Erfahrungswert beides: Excel für den Monatsabschluss, Power BI für Vertrieb und Lager.

Brauche ich für Business Central ein Data Warehouse?

Ein Data Warehouse brauchen Sie für Business Central nicht von Anfang an, sondern erst bei mehreren Quellen, Mandanten oder großen Datenmengen. Mit Business Central als einziger Quelle und ein bis zwei Mandanten reicht nach Erfahrungswerten von Find-Your-BI meist die Direktanbindung über API-Seiten. Ein Data Warehouse wird sinnvoll, wenn mehr als drei Quellen zusammenkommen, Mandanten konsolidiert werden, Historien wie Monatsendbestände erhalten bleiben sollen oder die Aktualisierung über die Schnittstelle zu lange dauert. Microsoft nennt Fabric für solche fortgeschrittenen Szenarien.

Wie aktuell sind die Daten in Power BI?

Power BI zeigt den Stand der letzten Aktualisierung, nicht den Live-Stand in Business Central. Mit Power BI Pro sind laut Microsoft bis zu acht geplante Aktualisierungen pro Tag möglich, mit Premium Per User oder Premium-Kapazität bis zu 48. Microsoft empfiehlt, Aktualisierungen möglichst außerhalb der Arbeitszeit zu planen. Seit Februar 2022 lesen neue Berichte aus einem schreibgeschützten Replikat der Datenbank, was die Arbeit in Business Central während der Aktualisierung weniger beeinträchtigt. Für Finanzberichte reicht meist eine nächtliche Aktualisierung.

Lohnt sich BI für Business Central bei 20 Nutzern?

Bei 20 Nutzern lohnt sich BI für Business Central meist, weil die Lizenzkosten im Verhältnis zum Projektaufwand gering sind. Mit Power BI Pro kosten 20 Nutzer nach Listenpreis rund 2.904 € pro Jahr ohne Mehrwertsteuer, das ist ein Rechenbeispiel von Find-Your-BI mit 12,10 € je Nutzer und Monat. Der größere Posten ist das Projekt: Für eine Direktanbindung mit ein bis drei Quellen liegen die Erfahrungswerte von Find-Your-BI bei 5.000 bis 15.000 € einmalig. Prüfen Sie vorher, was Bordmittel und Power-BI-Apps schon abdecken.

Reicht die kostenlose Power-BI-Lizenz von Business Central?

Für die Power-BI-Apps von Business Central reicht die kostenlose Lizenz nicht. Business-Central-Nutzer erhalten laut Microsoft zwar eine kostenlose Power-BI-Lizenz, die Apps verlangen aber Power BI Pro für den Installierenden, den Aktualisierenden und jeden Leser, alternativ Premium- oder Fabric-Kapazität. Mit der kostenlosen Lizenz arbeiten Sie nur im persönlichen Arbeitsbereich und können nicht teilen. Leser brauchen zusätzlich eine kostenpflichtige Business-Central-Lizenz.

Kann ich mehrere Mandanten in einem Bericht auswerten?

Mehrere Mandanten in einem Bericht sind möglich, aber nicht ohne zusätzlichen Aufwand. Laut Microsoft exportiert ODataV4 keine Daten aus mehreren Mandanten auf einmal, und die Power-BI-Apps arbeiten je Mandant mit einer eigenen Installation und einem eigenen Arbeitsbereich. Für Konzernberichte führt man entweder mehrere Abfragen in einem Power-BI-Modell zusammen oder legt eine zentrale Datenschicht wie ein Data Warehouse an. Jet Reports wirbt mit Konsolidierung über mehrere Mandanten in Excel, den Umfang sollten Sie im Pilot prüfen.

Funktioniert Power BI mit Business Central lokal?

Ja, Power BI funktioniert mit Business Central lokal, aber mit Einschränkungen. Microsoft bietet einen eigenen Konnektor für lokale Installationen, eingebettete Berichte laufen nach Einrichtung in Microsoft Entra ID. Die Power-BI-Apps aus dem Marketplace, die Berichtsverwaltung aus Business Central und die Standardberichte im Rollencenter gibt es nur Online. Ohne Internetzugang nutzen Sie Power BI Desktop lokal, eine Veröffentlichung im Power-BI-Dienst ist dann nicht möglich. Für Berichte im eigenen Rechenzentrum kommt der Power BI Report Server infrage.

Hilft Find-Your-BI auch bei der Auswahl von Business Central?

Nein, Find-Your-BI unterstützt die Auswahl von BI- und Reporting-Werkzeugen, nicht die Auswahl des ERP-Systems. Für Erfahrungen mit Business Central als ERP und den Vergleich mit anderen ERP-Systemen ist das Schwesterportal Find-Your-Software zuständig. Find-Your-BI hilft, wenn Business Central gesetzt ist und das passende Werkzeug für Berichte, Dashboards und Kennzahlen gesucht wird. Das BI-Matching erstellt in rund sechs Minuten eine Shortlist, das BI Selection Portal begleitet Anforderungen, Demos und Entscheidung bis zum Vertrag.