Cloud BI oder On-Premises.
Die richtige Betriebsform für Ihre BI.

Cloud oder On-Premises im Mittelstand: was ist besser?

Für die meisten Mittelständler ist Cloud BI die bessere Wahl, weil sie schneller startet, weniger eigenen Betrieb braucht und KI-Funktionen einschließt. Laut Bitkom nutzen 90 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Cloud-Anwendungen (Juni 2025). On-Premises ist besser, wenn Vorgaben zur Datenhaltung, ein vorhandenes Rechenzentrum oder lokale Maschinendaten dafür sprechen. Hybrid eignet sich bei gemischten Quellen. Die Entscheidungstabelle auf dieser Seite hilft bei der Einordnung nach sieben Kriterien, und die acht Entscheidungsfragen führen Sie zur passenden Betriebsform.

Ist Cloud BI DSGVO-konform?

Cloud BI kann DSGVO-konform sein, ist es aber nicht automatisch. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine geklärte Verarbeitungsregion und, falls Daten in Drittländer gelangen, eine Grundlage nach Kapitel V, etwa den Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutzrahmen EU-USA oder Standardvertragsklauseln. Prüfen Sie außerdem Unterauftragsverarbeiter, KI-Verarbeitung und Support-Zugriffe. Eine EU-Region allein genügt nicht. Beziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten früh in die Anbieterauswahl ein und dokumentieren Sie die Prüfung für spätere Nachweise, etwa gegenüber Kunden, Wirtschaftsprüfern oder der Aufsichtsbehörde.

Gibt es Power BI On-Premises?

Ja, als Power BI Report Server. Er läuft lokal und veröffentlicht PBIX-, Excel- und RDL-Berichte. Nach Microsoft Learn (Stand Oktober 2026) setzt das Nutzungsrecht SQL-Server-Lizenzen mit Software Assurance oder eine Fabric-Kapazität ab F64 voraus. Der Berichtsserver hat mehr als 20 Funktionen des Dienstes nicht, darunter Dashboards, Q&A und Datenwarnungen. Wer diese Funktionen braucht, nutzt den Power BI Dienst und bindet lokale Quellen über ein Gateway an. Die Preise stehen unter Power BI Kosten.

Was kostet On-Premises BI?

Die Kosten setzen sich aus Lizenz, Server, Betrieb, Updates und Einrichtung zusammen. Im Rechenbeispiel von Find-Your-BI (Stand Oktober 2026) kostet die lokale Variante für 50 Nutzer über drei Jahre rund 84.920 €, die Cloud-Variante rund 47.040 € und die Hybrid-Variante rund 64.800 €. Der Unterschied entsteht vor allem durch Administration und Server. Die Werte beruhen auf offenen Annahmen, besonders auf dem internen Stundensatz von 80 Euro. Mit vorhandenem Rechenzentrum und Administratoren fällt der Abstand deutlich kleiner aus.

Können KI-Funktionen On-Premises genutzt werden?

Oft nicht oder nur eingeschränkt. Copilot in Power BI setzt laut Microsoft Learn eine kostenpflichtige Fabric-Kapazität ab F2 oder eine P-SKU im Dienst voraus. Qlik Answers ist nach Angabe von Qlik ein KI-Dienst, der in Qlik Cloud läuft. Der Power BI Report Server ist in der Vergleichstabelle von Microsoft nicht mit KI-Funktionen aufgeführt. Fragen Sie Anbieter deshalb konkret, welche KI-Funktion in welcher Betriebsform verfügbar ist, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich bestätigen.

Was ist ein Gateway?

Ein Gateway verbindet lokale Datenquellen mit einem Cloud-Dienst. Das lokale Datengateway von Microsoft ist ein Windows-Client, der laut Microsoft Learn nur ausgehende Verbindungen zum Azure-Webdienst aufbaut, eingehende Ports sind nicht nötig. Es gibt einen Standardmodus für mehrere Nutzer und einen persönlichen Modus für eine Person. Sie betreiben und aktualisieren das Gateway selbst. Microsoft unterstützt nur die letzten sechs Versionen, planen Sie daher regelmäßige Updates und bei wichtigen Berichten ein Gatewaycluster ein.

Was bedeutet Hybrid BI?

Hybrid BI kombiniert Cloud und lokalen Betrieb. Typisch sind ein Cloud-Frontend mit lokalem Gateway oder ein lokales Data Warehouse, dessen freigegebene Modelle in der Cloud ausgewertet werden. Hybrid passt, wenn Quellen verteilt sind oder sensible Kerndaten im Haus bleiben sollen. Laut BARC stärken 51 Prozent der befragten Unternehmen ihre Hybrid-Cloud-Strategie (August 2025). Der Preis dafür ist ein doppeltes Rechte- und Betriebskonzept, das Sie von Beginn an planen und dokumentieren müssen.

Welche BI-Werkzeuge gibt es nur in der Cloud?

SAP Analytics Cloud wird von SAP als Cloud-Dienst angeboten, die SAP-Seiten nennen keine lokale Variante. Tableau Cloud und Qlik Cloud Analytics sind gehostete Dienste, ihre Hersteller bieten daneben aber Tableau Server und den Selbstbetrieb von Qlik Sense an. Jedox nennt auf seiner Webseite 2022.2 als letzten On-Premises-Release. Die Tabelle zu den Werkzeugen auf dieser Seite zeigt den Stand der Herstellerseiten im Oktober 2026, prüfen Sie ihn vor dem Vertrag erneut.

Wie wähle ich die Verarbeitungsregion bei Cloud BI?

Die Region legen Sie meist bei der Einrichtung des Mandanten fest. Bei Microsoft ist es die Home-Region des Mandanten, bei Metabase Cloud wählen Sie sie bei der Anmeldung, zum Beispiel Frankfurt, bei Zoho folgt sie dem Land der Anmeldung. Nennen Sie die Region im Vertrag und fragen Sie nach Sicherungen, Protokollen, KI-Verarbeitung und Support-Zugriffen. Eine spätere Verlagerung ist bei manchen Anbietern möglich, bei Metabase Cloud etwa über die Kontoeinstellungen, aber nicht bei allen.

Lässt sich von Cloud zurück zu On-Premises wechseln?

Ja, aber mit Aufwand. Ob der Rückweg gelingt, hängt von Exportformaten und Datenmodellen ab. Beim Power BI Report Server lassen sich PBIX-Dateien öffnen, Dashboards und Dienstfunktionen entfallen jedoch. Metabase und Apache Superset laufen in beiden Welten. Nach Erfahrung von Find-Your-BI sollten Sie den Rückweg im Vertrag absichern: Exportrechte, Datenrückgabe in einem offenen Format und faire Kündigungsfristen, bevor Sie unterschreiben und bevor Berichte, Schulungen und Prozesse auf einer Plattform aufgebaut sind und ein Wechsel teuer wird.

Welche Open-Source-BI-Tools laufen selbst gehostet?

Metabase und Apache Superset sind die bekanntesten Beispiele. Metabase lässt sich nach Herstellerangabe als Open Source kostenfrei für beliebig viele Nutzer selbst hosten, per JAR-Datei oder Docker. Apache Superset steht unter der Apache-Lizenz und wird nach der Administrator-Anleitung installiert. Die Lizenz kostet nichts, Betrieb, Updates und Absicherung bleiben Ihre Aufgabe. Wie Sie beides vergleichen und welche Zusatzkosten im Selbstbetrieb entstehen, etwa für Server, Updates, Backups und Fachpersonal, steht unter Open Source BI selbst hosten.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud BI und BI as a Service?

Cloud BI beschreibt, wo die Software läuft. BI as a Service beschreibt, wer sie betreibt und weiterentwickelt. Bei BI as a Service übernimmt ein Dienstleister Betrieb, Datenmodelle und Berichte, oft auf Basis eines Cloud-Werkzeugs. Bissantz bietet zum Beispiel Managed BI Services für Cloud-Anwendungen an, bei denen der Kunde wählt, welche Aufgaben er auslagert. Wer wenig eigene BI-Kapazität hat, kann Cloud BI mit einem Servicemodell kombinieren und so den Betrieb entlasten, siehe BI as a Service.