BI Ausschreibung:
In 6 Schritten zum belastbaren RFP.

Wie schreibe ich BI-Software aus?

Beginnen Sie mit einem Lastenheft, das 30 bis 80 priorisierte Anforderungen enthält. Legen Sie danach Kriterien, Gewichte und eine Punkteskala von 0 bis 5 fest und senden Sie das RFP mit Anschreiben, Fragenkatalog, Preisblatt und Vertragsbedingungen an drei bis fünf Anbieter. Antworten bewerten Sie nach der vorab festgelegten Matrix, prüfen die Finalisten per Demo und Proof of Concept und verhandeln dann den Vertrag. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst Anforderungen, dann Bewertungslogik, dann Anfrage. Die Ergebnisse dokumentieren Sie so, dass Dritte die Entscheidung später nachvollziehen können.

Ist eine BI Ausschreibung für Privatunternehmen Pflicht?

Nein, die Pflicht zur förmlichen Vergabe gilt für öffentliche Auftraggeber. Private Unternehmen dürfen das Verfahren frei gestalten und entscheiden selbst über Zahl der Anbieter, Fristen und Form. Trotzdem lohnt sich ein strukturiertes RFP, weil es Angebote vergleichbar macht und die Entscheidung begründet. Gerade im Mittelstand entsteht der Nutzen aus der einheitlichen Rechenbasis und aus verbindlichen Antworten, die später Teil des Vertrags werden können, nicht aus Formalismus. Ob Sie ein Verfahren förmlich oder schlank aufsetzen, ist Ihre Entscheidung, die Struktur bleibt jedoch dieselbe.

Ab welchem Wert müssen öffentliche Auftraggeber europaweit ausschreiben?

Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge gilt seit dem 1. Januar 2026 ein EU-Schwellenwert von 216.000 € für sonstige öffentliche Auftraggeber und 140.000 € für zentrale Regierungsbehörden, jeweils ohne Umsatzsteuer (Vergabeblog, Januar 2026). Darunter greifen nationale Verfahrensregeln. Welche Regel für Ihren Fall gilt, hängt von Auftraggeber und Auftragswert ab. Klären Sie das mit Ihrer Vergabestelle, bevor Sie Unterlagen verschicken. Die Werte verändern sich mit der nächsten Anpassung der EU, deshalb sollten Sie den aktuellen Stand vor jeder Ausschreibung erneut prüfen. Das gilt auch für die Summe mehrerer Lose.

Wie viele Anbieter sollte ich anfragen?

Drei bis fünf Anbieter sind in der Praxis ein guter Kompromiss (Erfahrungswerte von Find-Your-BI). Bei weniger als drei fehlt der Vergleich, bei mehr als fünf steigt der Aufwand für Auswertung und Demos stark, ohne dass die Entscheidung besser wird. Nutzen Sie K.o.-Kriterien, um aus einer größeren Marktübersicht eine kurze Liste zu machen, und fragen Sie nur die Anbieter an, die Sie wirklich in Betracht ziehen würden. Bei Unsicherheit starten Sie mit drei Anbietern und nehmen erst dann weitere auf, wenn ein K.o.-Kriterium einen Anbieter unerwartet ausschließt.

Was gehört in einen BI-Fragenkatalog?

Der Fragenkatalog enthält jede Anforderung aus dem Lastenheft mit einer festen Antwortskala, zum Beispiel erfüllt, erfüllt mit Anpassung, geplant oder nicht erfüllt. Dazu kommen Fragen zu Datenanbindung, Sicherheit, Datenschutz, Betrieb, Support und Referenzen sowie ein Feld für Erläuterungen. Wichtig ist, dass Antworten überprüfbar sind. Formulierungen wie „unterstützt“ ohne Nachweis taugen wenig, weil sie in der Demo oder im Proof of Concept erst belegt werden müssen. Ergänzen Sie den Katalog um Fragen nach Referenzen und Nachweisen, damit Sie Aussagen später mit Kunden gegenprüfen können.

Wie bewerte ich die Angebote nachvollziehbar?

Nutzen Sie eine Matrix mit Kriterien, Gewichten und einer Skala von 0 bis 5, die Sie vor dem Versand festlegen. Mehrere Bewerter punkten zunächst unabhängig, danach gleichen Sie Abweichungen in einer Runde ab. K.o.-Kriterien wie Datenschutz oder Hosting werden mit Ja oder Nein geprüft und nicht gewichtet. Halten Sie Begründungen fest. So lässt sich die Entscheidung später gegenüber Geschäftsführung, Revision oder Betriebsrat erklären. Üblich ist, dass Fachbereich, IT und Einkauf jeweils eigene Teilbereiche bewerten und die Ergebnisse zusammengeführt werden.

Soll ich das Preisblatt vorgeben?

Ja, ein vorgegebenes Preisblatt ist einer der wirksamsten Hebel. Es verlangt Preise für dieselben Szenarien, zum Beispiel 50, 150 und 300 Nutzer über fünf Jahre, und trennt Lizenz, Kapazität, Implementierung, Schulung und Betrieb. So werden unterschiedliche Preislogiken vergleichbar, etwa Preis je Nutzer und Monat bei Power BI Pro mit 12,10 € (Microsoft Deutschland, Oktober 2026) gegenüber kapazitätsbasierten Modellen. Fragen Sie außerdem nach Preisgarantie und Indexierung. Lassen Sie sich zusätzlich bestätigen, ob Preise für Laufzeiten von drei und fünf Jahren gelten und wie sich Kapazitäts- oder Nutzerzahlen auf den Preis auswirken.

Was ist der Unterschied zwischen RFI, RFP und Proof of Concept?

Ein RFI ist eine unverbindliche Marktanfrage vor der Shortlist. Das RFP ist die verbindliche Ausschreibung mit Fragenkatalog und Preisblatt an drei bis fünf Anbieter. Ein Proof of Concept testet danach ein bis zwei Finalisten mit Ihren echten Daten gegen die MUSS-Kriterien. Die drei Schritte bauen aufeinander auf, ersetzen sich aber nicht: Das RFP prüft Aussagen auf dem Papier, der Proof of Concept prüft, ob sie in Ihrer Umgebung stimmen. Planen Sie dafür Zugriff auf Beispieldaten und feste Termine mit den Fachbereichen ein, sonst verzögert sich das Verfahren.

Wie lange dauert eine BI Ausschreibung?

Für Lastenheft und RFP sollten Sie zwei bis vier Wochen einplanen (Erfahrungswerte von Find-Your-BI). Hinzu kommen Rückfragen und Angebotsfrist, die Auswertung, Demos und der Proof of Concept. Insgesamt sind für die Auswahl bis zum Vertrag oft mehrere Monate realistisch. Bei öffentlichen Auftraggebern bestimmen Verfahrensart und Fristen des Vergaberechts die Dauer. Eine gute Vorbereitung verkürzt die Zeit, weil weniger Nachfragen und Korrekturschleifen nötig sind. Ein realistischer Zeitplan mit Puffer für Rückfragen verhindert, dass Fristen am Ende die Qualität der Bewertung bestimmen.

Was kostet die Vorbereitung einer BI Ausschreibung?

Im Mittelstand mit rund 100 BI-Nutzern liegt die Auswahlphase bei 8.000 bis 20.000 € (Erfahrungswerte von Find-Your-BI, netto, Stand Oktober 2026), bei kleinen Projekten mit zehn Nutzern bei 0 bis 2.000 € und bei größeren Landschaften mit 300 Nutzern bei 20.000 bis 40.000 €. Hinzu kommt interne Arbeitszeit. Die Auswahl macht damit einen kleinen Teil der Summe für das erste Jahr aus, beeinflusst aber alle folgenden Kosten. Die Zahlen sind Orientierungswerte und hängen von Zahl der Standorte, Datenquellen und Anbieter ab, daher lohnt ein Abgleich mit Ihrem Umfang.

Welche typischen Fehler gibt es bei der BI Ausschreibung?

Häufig sind zu viele Anforderungen ohne Priorität, Gewichte, die nach Eingang der Angebote angepasst werden, und fehlende Preisvergleichbarkeit. Auch ein vom Anbieter geschriebenes Lastenheft ist riskant, weil es dessen Produkt bevorzugt. Weitere Fehler sind eine zu lange Anbieterliste, Datenschutzfragen erst im Vertrag und eine Demo ohne eigenes Drehbuch. Wer diese Punkte vermeidet, spart Zeit und erhält Angebote, die sich wirklich vergleichen lassen. Prüfen Sie außerdem, ob die Bewertung im Team stattfindet und ob jede Abweichung schriftlich begründet wird.

Wie gehe ich mit Datenschutz und Auftragsverarbeitung um?

Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, benötigen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie im RFP nach Serverstandort, Unterauftragsverarbeitern, Zugriffen aus Drittländern und Löschkonzept, und fordern Sie den Vertragsentwurf mit dem Angebot an. Machen Sie die Antwort zum K.o.-Kriterium, damit Anbieter ohne tragfähige Lösung früh ausscheiden. Beteiligen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten schon bei der Erstellung des Fragenkatalogs. Klären Sie auch, wer beim Anbieter für Datenschutzanfragen zuständig ist und wie schnell Auskünfte erfolgen.

Kann Find-Your-BI bei der Ausschreibung helfen?

Find-Your-BI ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und kein Vergleichsportal. Es unterstützt Anforderungen, begründete Shortlist, Demos, Vertrag und nachvollziehbare Dokumentation. Das BI-Matching kostet 0 €, der Auftrag mit Expertenbudget 900 € und die End-to-End BI-Auswahl 8.000 € (einmalig, zuzüglich Mehrwertsteuer, Stand Oktober 2026). Welche Variante passt, besprechen Sie in einem kostenlosen Erstgespräch. Mehr dazu im BI Selection Portal. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und verpflichtet zu nichts. Bringen Sie am besten Ihre Anforderungen, die geplante Nutzerzahl und den gewünschten Zeitplan mit, dann lässt sich der Umfang schnell eingrenzen.