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Power BI (BI-Plattform von Microsoft, Marktstart 2015) wird pro Nutzer lizenziert und bei größeren Lesergruppen über eine Fabric-Kapazität abgerechnet. Diese Seite zeigt alle Lizenzarten mit Preisen in Euro, die Kosten jeder Fabric-Kapazität in der Region Deutschland West Central, Rechenbeispiele für 10, 50 und 200 Nutzer, den Punkt, ab dem sich eine Kapazität lohnt, und die Kosten neben der Lizenz. Sie richtet sich an Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Stand der Preise: Oktober 2026.
Wer nur auf den Preis je Nutzer schaut, rechnet zu kurz. Entscheidend sind drei Fragen: Wer baut Berichte, wer liest sie, und braucht das Unternehmen Funktionen der Fabric-Plattform.
Power BI Kosten setzen sich aus Lizenzen pro Nutzer (Pro oder Premium Per User), gegebenenfalls einer Fabric-Kapazität, die nach Rechenleistung abgerechnet wird, sowie Aufwand für Datenanbindung, Datenmodell, Schulung und Betrieb zusammen.
Microsoft listet auf der deutschen Preisseite Power BI Pro mit 12,10 Euro und Premium Per User (PPU) mit 20,80 Euro je Nutzer und Monat, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zuzüglich Mehrwertsteuer. Power BI Pro ist in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten. Wer diese Pakete bereits bezahlt, hat die Pro-Lizenz also schon. Die kostenlose Lizenz (Power BI Free) reicht für persönliche Berichte, erlaubt aber kein Teilen.
Die dritte Säule ist die Kapazität. Microsoft Fabric (Datenplattform von Microsoft, in die Power BI eingebettet ist) rechnet nach Capacity Units (CU), also Recheneinheiten pro Stunde. Kapazitäten heißen F2 bis F2048, die Zahl nennt die CU. Eine Kapazität bringt Fabric-Funktionen wie Lakehouse, Data Warehouse und Copilot. Erst ab F64 dürfen Nutzer mit kostenloser Lizenz Inhalte lesen.
Microsoft hat die US-Preise zum 1. April 2025 erhöht: Pro kostet dort 14 USD, PPU 24 USD je Nutzer und Monat. Die deutsche Preisseite zeigt im Oktober 2026 weiterhin 12,10 und 20,80 Euro. Microsoft weist darauf hin, dass der tatsächliche Preis beim Kauf angezeigt wird. Prüfen Sie den Preis deshalb im eigenen Vertrag oder beim Partner, bevor Sie budgetieren.
Diese Seite rechnet mit den deutschen Listenpreisen und den Kapazitätspreisen aus der öffentlichen Preisschnittstelle von Microsoft Azure für die Region Deutschland West Central. Rabatte aus Enterprise Agreements oder über Partner sind nicht berücksichtigt. Einen Vergleich mit anderen Werkzeugen bietet der BI Software Vergleich.
Quellen: Microsoft, Power BI Preise Deutschland, Microsoft Fabric Community, Preisänderung 2025, Stand Oktober 2026.
Die Tabelle zeigt, was jede Lizenz kostet, für wen sie gedacht ist und wo ihre Grenze liegt. Preise zuzüglich Mehrwertsteuer.
| Lizenz | Preis | Für wen | Was sie erlaubt | Grenze |
|---|---|---|---|---|
| Power BI Free | 0 € | Einzelne Analysten | Berichte für den persönlichen Gebrauch erstellen | Kein Teilen, Lesen nur in Kapazität ab F64 |
| Power BI Pro | 12,10 € je Nutzer und Monat | Autoren und Lesende in kleinen Teams | Erstellen, teilen und lesen mit anderen Pro-Nutzern | Jede lesende Person braucht eine Lizenz |
| Premium Per User | 20,80 € je Nutzer und Monat | Teams mit größeren Modellen | Pro plus die meisten Premium-Funktionen je Nutzer | Teilen nur mit PPU-Nutzern, außer in Kapazität |
| Fabric F2 bis F32 | ab 168 € je Monat (F2, reserviert) | Unternehmen mit Fabric-Bedarf | Lakehouse, Warehouse, Copilot, Datenflüsse | Lesende brauchen weiter Pro oder PPU |
| Fabric ab F64 | ab 5.378 € je Monat (reserviert) | Große Lesergruppen | Lesen mit kostenloser Lizenz in der Viewer-Rolle | Autoren brauchen weiter Pro oder PPU |
| Power BI Embedded (A-SKU) | ab ca. 648 € je Monat (A1) | Softwareanbieter, Kundenportale | Berichte in eigene Anwendungen einbetten | Für interne Nutzung meist nicht gedacht |
| Microsoft 365 E5 | im E5-Paket enthalten | Unternehmen mit E5 | Power BI Pro ist inklusive | Nur wenn E5 ohnehin gebraucht wird |
Quellen: Microsoft Power BI Preise, Microsoft Learn, Lizenzarten, Azure Retail Prices API für Fabric und Embedded (Region Deutschland West Central, A1 mit 0,8871 € je Stunde mal 730 Stunden), Stand Oktober 2026.
Fabric rechnet 0,1936 Euro je CU und Stunde bei nutzungsbasierter Abrechnung (Pay-as-you-go) und 1.008,45 Euro je CU und Jahr bei Reservierung für ein Jahr, Region Deutschland West Central. Die Monatswerte rechnen mit 730 Stunden.
| Kapazität | Capacity Units | Pay-as-you-go je Monat | Reserviert je Monat | Reserviert je Jahr | Lesen mit Free-Lizenz |
|---|---|---|---|---|---|
| F2 | 2 | 282,66 € | 168,07 € | 2.017 € | Nein |
| F4 | 4 | 565,31 € | 336,15 € | 4.034 € | Nein |
| F8 | 8 | 1.130,62 € | 672,30 € | 8.068 € | Nein |
| F16 | 16 | 2.261,25 € | 1.344,60 € | 16.135 € | Nein |
| F32 | 32 | 4.522,50 € | 2.689,19 € | 32.270 € | Nein |
| F64 | 64 | 9.044,99 € | 5.378,39 € | 64.541 € | Ja |
| F128 | 128 | 18.089,98 € | 10.756,78 € | 129.081 € | Ja |
Berechnung von Find-Your-BI auf Basis der Azure Retail Prices API, Meter Power BI Capacity Usage CU (0,1936 € je Stunde) und Fabric Capacity Reservation 1 Jahr (1.008,4477 € je CU), abgerufen im Oktober 2026, ohne Mehrwertsteuer. Pay-as-you-go lässt sich pausieren, die Reservierung nicht. Speicher in OneLake kostet zusätzlich, laut derselben Quelle 0,0211 € je GB und Monat.
Drei typische Größen, jeweils mit den sinnvollen Varianten. Nur Lizenzkosten pro Jahr, ohne Mehrwertsteuer und ohne Projektaufwand.
| Szenario | Variante | Rechnung | Kosten pro Jahr |
|---|---|---|---|
| 10 Nutzer | Alle mit Pro | 10 mal 12,10 € mal 12 | 1.452 € |
| 10 Nutzer | Alle mit Premium Per User | 10 mal 20,80 € mal 12 | 2.496 € |
| 10 Nutzer | Pro plus F2 reserviert für Copilot und Fabric | 1.452 € plus 2.017 € | 3.469 € |
| 10 Nutzer | Microsoft 365 E5 vorhanden | Pro im E5-Paket enthalten | 0 € zusätzlich |
| 50 Nutzer | Alle mit Pro | 50 mal 12,10 € mal 12 | 7.260 € |
| 50 Nutzer | Alle mit Premium Per User | 50 mal 20,80 € mal 12 | 12.480 € |
| 50 Nutzer | Pro plus F8 reserviert | 7.260 € plus 8.068 € | 15.328 € |
| 200 Nutzer | Alle mit Pro | 200 mal 12,10 € mal 12 | 29.040 € |
| 200 Nutzer | Alle mit Premium Per User | 200 mal 20,80 € mal 12 | 49.920 € |
| 200 Nutzer | F64 reserviert plus 20 Autoren mit Pro | 64.541 € plus 2.904 € | 67.445 € |
Berechnung von Find-Your-BI mit deutschen Listenpreisen, Stand Oktober 2026. Bei Kapazitäten unter F64 brauchen alle Lesenden weiterhin eine Pro- oder PPU-Lizenz. Bei 200 Nutzern ist Pro für alle deutlich günstiger als F64, solange keine Fabric-Funktionen benötigt werden.
F64 ist die kleinste Kapazität, mit der Lesende keine eigene Lizenz brauchen. Ob sie sich lohnt, hängt fast nur an der Zahl der Lesenden.
Eine reservierte F64 kostet in Deutschland West Central rund 64.541 Euro im Jahr. Eine Pro-Lizenz kostet 145,20 Euro im Jahr. Teilt man beide Werte, ergibt sich eine Schwelle von etwa 445 Lesenden. Erst ab dieser Zahl ist F64 günstiger, als allen Lesenden eine Pro-Lizenz zu geben. Bei Pay-as-you-go ohne Pausen liegt die Schwelle bei etwa 748 Lesenden. Autoren brauchen in beiden Fällen weiterhin Pro oder PPU.
Für die meisten Mittelständler mit 50 bis 300 Power-BI-Nutzern ist Pro für alle deshalb die günstigste Lösung. F64 lohnt vor allem bei großen Lesergruppen, etwa wenn Berichte an mehrere hundert Filialen, Außendienstler oder Produktionsmitarbeitende verteilt werden. Eine Alternative für viele Lesende sind kapazitätsbasierte Werkzeuge wie Qlik, die der Direktvergleich Power BI vs Tableau vs Qlik zeigt.
Kapazitäten von F2 bis F32 ersetzen keine Lizenzen, bringen aber Funktionen. Wer Daten in einem Lakehouse oder Warehouse in Fabric ablegen, Datenflüsse über Fabric laufen lassen oder Copilot nutzen will, braucht eine bezahlte Kapazität. Eine F2 kostet reserviert rund 168 Euro im Monat und kann für kleine Teams der Einstieg sein. Pay-as-you-go lässt sich außerhalb der Arbeitszeiten pausieren, was die Kosten deutlich senken kann, wenn die Last planbar ist.
Wichtig ist die richtige Größe. Ist die Kapazität zu klein, drosselt Microsoft rechenintensive Vorgänge, Berichte werden langsam. Ist sie zu groß, bezahlen Sie ungenutzte Leistung. Microsoft stellt dafür eine Capacity Metrics App bereit. Planen Sie zwei bis vier Wochen Messung ein, bevor Sie eine Reservierung für ein Jahr abschließen.
Berechnung von Find-Your-BI: 64 CU mal 1.008,4477 € geteilt durch 145,20 € gleich 444,5. Pay-as-you-go: 64 mal 0,1936 € mal 8.760 Stunden geteilt durch 145,20 € gleich 747,5. Quelle der Preise: Azure Retail Prices API und Microsoft Power BI Preise.
Die Lizenz ist oft der kleinere Teil. Die folgenden Posten bestimmen die Gesamtkosten über drei Jahre. Spannen sind Erfahrungswerte von Find-Your-BI.
Lokale Datenquellen wie ein ERP im eigenen Rechenzentrum brauchen ein On-Premises-Gateway auf einem eigenen Server. Dazu kommen Konnektoren und gegebenenfalls Schnittstellenentwicklung.
Das Datenmodell mit Kennzahlen in DAX (Formelsprache von Power BI) ist die eigentliche Arbeit. Ein gutes Modell spart später Zeit, ein schlechtes erzeugt Widersprüche.
Wer eine Fabric-Kapazität nutzt, muss Größe und Auslastung überwachen. Überlast führt zu Drosselung, zu viel Reserve kostet Geld.
Autoren brauchen Wissen zu Power Query, DAX und Modellierung, Lesende eine kurze Einführung. Ohne Schulung entstehen Schattenberichte in Excel.
Arbeitsbereiche, Berechtigungen, Freigaben und Zertifizierung von Datensätzen brauchen Regeln und jemanden, der sie pflegt.
Neue Berichte, geänderte Quellen, Updates und Support kosten laufend Zeit. Rechnen Sie mit einem festen Anteil am Projektbudget pro Jahr.
Spannen sind Erfahrungswerte von Find-Your-BI für mittelständische Unternehmen und hängen stark von Quellenzahl und Datenqualität ab. Weitere Modelle erklärt die Seite Preise und Modelle.
Viele Unternehmen zahlen mehr als nötig, weil Lizenzen nicht zur Nutzung passen. Diese Hebel prüft Find-Your-BI in Auswahl- und Optimierungsprojekten zuerst.
Wer Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5 hat, besitzt Power BI Pro bereits. Doppelte Käufe fallen oft erst bei einer Lizenzprüfung auf.
Premium Per User braucht meist nur, wer große Modelle baut. Lesende kommen mit Pro aus, sofern Inhalte nicht in einem PPU-Arbeitsbereich liegen.
Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer Power BI tatsächlich nutzt. Lizenzen ohne Nutzung in drei Monaten lassen sich zurückgeben oder umverteilen.
Kapazitäten mit nutzungsbasierter Abrechnung lassen sich nachts und am Wochenende pausieren. Bei planbarer Last spart das einen großen Teil der Kosten.
Die Reservierung für ein Jahr spart rund 40 Prozent gegenüber Pay-as-you-go, bindet aber. Messen Sie die Auslastung, bevor Sie reservieren.
Bei sehr vielen Lesenden können kapazitätsbasierte Werkzeuge günstiger sein. Ein Vergleich mit eigenen Nutzerzahlen schafft Klarheit.
Ersparnis der Reservierung berechnet aus 1.008,45 € je CU und Jahr gegenüber 0,1936 € je CU und Stunde mal 8.760 Stunden, Azure Retail Prices API, Stand Oktober 2026.
Ob Power BI für Ihren Nutzermix die günstigste Wahl ist, zeigt erst der Vergleich mit Ihren eigenen Zahlen. Find-Your-BI ist anbieterneutral, Empfehlungen entstehen datenbasiert und nicht durch Provision. Drei Pakete decken den Weg von der ersten Vorauswahl bis zur begleiteten Entscheidung ab. Alle Preise sind einmalig und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer (Stand Oktober 2026, Preise und Modelle).
0 € einmalig
Aus Ihrer Unternehmens-URL entsteht in rund sechs Minuten eine begründete Vorauswahl aus über 200 BI-Systemen, ohne Anmeldung. So funktioniert das Matching.
900 € einmalig
Für Teams, die die Vorauswahl direkt in einen belastbaren Auswahlprozess überführen wollen. Ihre Daten gehen an keinen Anbieter.
8.000 € einmalig
Erfahrene BI-Experten begleiten die Auswahl methodisch, von der Bedarfs- und Marktanalyse bis zur Entscheidung. Enterprise-Matching und Selection Portal sind enthalten.
Das BI Selection Portal gibt es auch einzeln: 1.000 € einmalig für ein Auswahlprojekt oder ab 200 € pro Monat für mehrere Projekte, jeweils mit Anforderungserhebung, Demo-Bewertung und auditierbarer Entscheidungsdokumentation. Amatus, der KI-Co-Pilot im Portal, ist optional zubuchbar. Er prüft Anforderungskataloge auf Lücken, wertet Anbieter-Demos aus und bereitet Vertragsreviews vor, mit Verarbeitung in Deutschland und ohne Training mit Ihren Projektdaten.
Lizenzkosten pro Jahr für 50 und 200 Nutzer bei Listenpreisen. Die Werte stammen aus dem BI Software Vergleich von Find-Your-BI, Stand Oktober 2026.
| Werkzeug | Lizenzlogik | 50 Nutzer pro Jahr | 200 Nutzer pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Power BI Pro | Pro Nutzer | 7.260 € | 29.040 € |
| Qlik Cloud Analytics Standard | Kapazität, unbegrenzte Nutzer | 9.900 USD | 9.900 USD, sofern 25 GB reichen |
| Tableau Standard | Pro Nutzer in drei Rollen | 15.048 USD | 56.160 USD |
| Metabase Pro | Pro Nutzer, Grundpaket | 11.410 USD | 30.910 USD |
| Metabase Open Source | Keine Lizenz | 0 USD plus Betrieb | 0 USD plus Betrieb |
Tableau mit Rollenmix 3 Creator, 12 Explorer, 35 Viewer bei 50 Nutzern und 10, 40, 150 bei 200 Nutzern, Rechenbeispiel von Find-Your-BI. Währungen nicht umgerechnet, ohne Mehrwertsteuer. Details und Quellen im BI Software Vergleich, Open-Source-Optionen auf der Seite Open Source BI Tools.
So ermitteln Sie den Lizenzbedarf, bevor Sie kaufen oder verlängern.
Zählen Sie Autoren, regelmäßig Lesende und gelegentlich Lesende. Diese Zahlen entscheiden zwischen Pro, PPU und Kapazität.
Prüfen Sie, ob Microsoft 365 E5 oder Office 365 E5 im Einsatz ist und Pro damit schon enthalten ist.
Klären Sie, ob Copilot, Lakehouse, Warehouse oder große Modelle nötig sind. Nur dann ist eine Fabric-Kapazität oder PPU sinnvoll.
Rechnen Sie Pro für alle, PPU für Autoren und eine Kapazität gegeneinander, über drei Jahre und mit Projektaufwand.
Vergleichen Sie das Ergebnis mit zwei Alternativen. Das BI Selection Portal liefert dafür eine begründete Shortlist.
Metabase, Superset, Redash und Lightdash ohne Lizenzkosten. Open Source ansehen.
Anforderungen und Budgets kleinerer Unternehmen. Mittelstand ansehen.
Zu den hier genannten Systemen gibt es Profile im BI Katalog des Selection Portals. Sie sind der direkte Einstieg, wenn Sie ein System genauer ansehen möchten.
Was kostet Power BI?
Power BI Pro kostet in Deutschland 12,10 Euro, Premium Per User 20,80 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Power BI Free ist kostenlos, erlaubt aber kein Teilen. Fabric-Kapazitäten kosten je nach Größe ab rund 168 Euro im Monat (F2, reserviert). Stand Oktober 2026.
Was kostet Power BI für 50 Nutzer?
Mit Pro für alle kostet Power BI für 50 Nutzer 7.260 Euro im Jahr, mit Premium Per User 12.480 Euro. Mit zusätzlicher F8-Kapazität für Fabric-Funktionen sind es rund 15.328 Euro. Hinzu kommen Projekt- und Betriebskosten.
Was kostet Power BI für 200 Nutzer?
Mit Pro für alle kostet Power BI für 200 Nutzer 29.040 Euro im Jahr. Eine reservierte F64 plus 20 Autoren mit Pro kostet rund 67.445 Euro. Bei 200 Nutzern ist Pro für alle deshalb meist günstiger, sofern keine Fabric-Funktionen nötig sind.
Ab wie vielen Nutzern lohnt sich F64?
Rechnerisch ab rund 445 Lesenden bei Reservierung für ein Jahr und ab rund 748 Lesenden bei Pay-as-you-go ohne Pausen. Erst ab F64 dürfen Nutzer mit kostenloser Lizenz Inhalte lesen. Autoren brauchen weiterhin Pro oder PPU.
Ist Power BI Pro in Microsoft 365 enthalten?
Power BI Pro ist laut Microsoft in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten. In anderen Microsoft 365 Plänen wie Business Standard oder E3 ist Pro nicht enthalten und muss zusätzlich lizenziert werden.
Was ist der Unterschied zwischen Pro und Premium Per User?
Premium Per User enthält alle Funktionen von Pro und zusätzlich die meisten Premium-Funktionen je Nutzer, etwa für größere Modelle. Inhalte in einem PPU-Arbeitsbereich können aber nur Nutzer mit PPU lesen, außer sie liegen in einer Kapazität.
Gibt es Power BI Premium noch?
Microsoft verkauft keine neuen Premium-Kapazitäten (P-SKUs) mehr. Bestehende P-SKUs enden mit der laufenden Vertragslaufzeit, Kunden mit laufendem Enterprise Agreement können bis zu dessen Ende verlängern. Nachfolger ist die Fabric-Kapazität, für P1 üblicherweise F64.
Was kostet Copilot in Power BI?
Copilot hat keinen eigenen Preis pro Nutzer. Er läuft seit dem 30. April 2025 auf allen bezahlten Fabric-Kapazitäten ab F2 und verbraucht dort Capacity Units. In Deutschland West Central kostet eine CU-Stunde 0,1936 Euro bei Pay-as-you-go.
Was kostet eine Fabric-Kapazität?
In der Region Deutschland West Central kostet eine CU 0,1936 Euro je Stunde bei Pay-as-you-go und 1.008,45 Euro je Jahr bei Reservierung. Eine F2 kostet damit rund 283 Euro im Monat nutzungsbasiert oder 168 Euro reserviert, eine F64 rund 9.045 oder 5.378 Euro.
Warum ist Power BI in den USA teurer?
Microsoft hat die US-Preise zum 1. April 2025 auf 14 USD für Pro und 24 USD für PPU erhöht. Die deutsche Preisseite zeigt im Oktober 2026 weiterhin 12,10 und 20,80 Euro. Der tatsächliche Preis erscheint laut Microsoft beim Kauf.
Welche Kosten kommen neben der Lizenz hinzu?
Typisch sind Datenanbindung mit Gateway, das Datenmodell mit Kennzahlen, Schulung, Governance und laufende Pflege. Nach Erfahrungswerten von Find-Your-BI liegen Anbindung und Modell im Mittelstand zusammen bei 15.000 bis 80.000 Euro, der Betrieb bei 10 bis 20 Prozent pro Jahr.
Wie kann ich Power BI Kosten senken?
Prüfen Sie, ob Pro über E5 schon enthalten ist, geben Sie ungenutzte Lizenzen zurück, nutzen Sie PPU nur für Autoren, pausieren Sie Pay-as-you-go-Kapazitäten außerhalb der Arbeitszeit und reservieren Sie erst nach einer Messphase.
Geben Sie Ihre Unternehmens-URL ein, und das BI Selection Portal erstellt in rund sechs Minuten eine neutrale Shortlist aus über 200 Systemen, basierend auf Branche, Größe und Ausgangslage, inklusive Bewertung von Tech-Stack-Passung und Datenanbindung.