BI as a Service: Business Intelligence als Dienstleistung

Was ist BI as a Service?

BI as a Service ist ein Betriebsmodell, bei dem ein externer Anbieter Datenplattform, Datenmodell, Berichte und laufenden Betrieb Ihrer Business Intelligence übernimmt. Sie nutzen die Berichte, der Anbieter kümmert sich um Ladeprozesse, Monitoring, Updates und Störungen. Abgerechnet wird meist über eine monatliche Pauschale mit Mindestlaufzeit. Der Begriff ist nicht genormt, deshalb sollten Sie sich bei jedem Angebot schriftlich bestätigen lassen, welche Bausteine enthalten sind und ob Lizenzen, Plattform und Datenmodell Ihnen oder dem Anbieter gehören.

Was kostet Managed BI pro Monat?

Managed BI kostet nach Erfahrungswerten von Find-Your-BI 1.700 bis 3.500 € pro Monat, wenn ein Partner Betrieb und Weiterentwicklung einer bestehenden Umgebung übernimmt. Das entspricht etwa zwei bis vier Beratertagen. Plattformpakete mit Data Warehouse und Betrieb liegen höher, bimanu nennt für Foundation ab 6.000 € pro Monat bei 24 Monaten Laufzeit. Hinzu kommen je nach Modell Lizenzen für das Frontend, etwa 12,10 € je Nutzer und Monat für Power BI Pro, sowie Einmalkosten für den Aufbau.

Wem gehören die Daten bei BI as a Service?

Ihre Rohdaten gehören Ihnen, der Anbieter verarbeitet sie als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO nur auf Ihre dokumentierte Weisung. Nach Vertragsende muss er personenbezogene Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben. Nicht automatisch geregelt sind dagegen Datenmodell, Ladeprozesse und Berichte. Diese Arbeitsergebnisse gehören nur dann Ihnen, wenn der Leistungsvertrag die Rechte ausdrücklich überträgt. Klären Sie das vor der Unterschrift, sonst beginnt ein Wechsel ohne Modell von vorn und Sie zahlen den Aufbau ein zweites Mal.

Was ist der Unterschied zu Self-Service BI?

Self-Service BI ist eine Arbeitsweise, BI as a Service ein Betriebsmodell. Bei Self-Service BI werten Fachanwender Daten selbst aus, auf einem Datenmodell, das IT oder ein BI-Team freigibt. Bei BI as a Service übernimmt ein Anbieter Plattform, Modell und Betrieb. Beides lässt sich kombinieren: Der Dienstleister betreibt das zentrale Datenmodell, und Ihre Fachbereiche bauen darauf eigene Berichte. Microsoft nennt diese Aufteilung verwaltete Self-Service-BI. Werkzeuge dafür vergleicht unsere Seite zu Self-Service BI Tools.

Lohnt sich BI as a Service für 50 Mitarbeitende?

Für 50 Mitarbeitende lohnt sich ein volles Plattformpaket nur selten, ein Aufbau durch einen Partner mit anschließendem Self-Service meist schon. Bei rund zehn Nutzern und wenigen Quellen liegen die Kosten im ersten Jahr nach Erfahrungswerten von Find-Your-BI bei etwa 10.000 bis 22.500 €, der Betrieb bei 1.500 bis 6.000 € pro Jahr. Eine Pauschale ab mehreren tausend Euro im Monat lohnt sich erst, wenn viele Quellsysteme zusammenkommen oder intern niemand Zeit für Berichte hat.

Wie wechsle ich den BI-Dienstleister?

Ein Wechsel gelingt, wenn Sie zuerst Daten, Datenmodell, Ladeprozesse und Dokumentation sichern und erst danach kündigen. Prüfen Sie im Vertrag Kündigungsfrist, Exportformat und Übergabeunterstützung. Holen Sie parallel Angebote neuer Anbieter ein und planen Sie einige Wochen Parallelbetrieb, bis die neuen Berichte abgenommen sind. Lassen Sie sich die Löschung beim alten Anbieter nach Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO schriftlich bestätigen. Fehlen Rechte am Modell, kalkulieren Sie einen Neuaufbau ein.

Wie lange dauert der Start mit BI as a Service?

Erste belastbare Berichte entstehen nach Erfahrungswerten von Find-Your-BI im Mittelstand nach zwei bis acht Monaten, je nach Zahl der Quellen und Qualität der Stammdaten. Unsere Seite zu BI-Beratungskosten nennt für kleine Vorhaben zwei bis vier Monate bis zum ersten Bericht, für mittlere fünf bis acht Monate. Plattformanbieter mit vorgefertigten Konnektoren können die Anbindung beschleunigen, die fachliche Abstimmung der Kennzahlen bleibt aber Ihre Aufgabe und bestimmt das Tempo. Ein Pilot mit einem Fachbereich verkürzt die Zeit bis zum ersten Nutzen.

Was muss im Vertrag zur Auftragsverarbeitung stehen?

Der Vertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO legt Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten und die Kategorien betroffener Personen fest. Er verpflichtet den Anbieter unter anderem, nur auf dokumentierte Weisung zu verarbeiten, Vertraulichkeit sicherzustellen, Maßnahmen nach Artikel 32 zu treffen, Unterauftragsverarbeiter nur mit Genehmigung einzusetzen, Daten nach Vertragsende zu löschen oder zurückzugeben und Überprüfungen zu ermöglichen. Schließen Sie ihn vor dem ersten Datenzugriff ab.

Wo sollten die Daten bei BI as a Service liegen?

Die Daten sollten in einem Rechenzentrum liegen, dessen Standort, Betreiber und Unterauftragsverarbeiter vertraglich benannt sind. Viele Mittelständler bevorzugen Standorte in der EU: Laut Bitkom würden 61 Prozent der befragten Unternehmen einen Cloud-Anbieter aus der EU bevorzugen. bimanu nennt für Foundation zum Beispiel EU-Hosting in Amsterdam. Fragen Sie auch nach dem Standort der Backups und danach, von wo aus Supportmitarbeitende auf die Daten zugreifen dürfen. Halten Sie alle Antworten im Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest.

Kann ich BI as a Service später selbst übernehmen?

Ja, wenn der Vertrag die Übergabe von Datenmodell, Ladeprozessen, Berichten und Dokumentation regelt und Lizenzen sowie Cloud-Konten auf Ihren Namen laufen. Am einfachsten ist die Übernahme im Modell Partner mit Betriebsvertrag, weil die Umgebung dann bereits Ihnen gehört. Bei Plattformpaketen hängt sie davon ab, ob sich Modell und Daten in einem offenen Format exportieren lassen. Planen Sie für den Aufbau eines eigenen Teams zusätzlich Schulung und eine Phase der Begleitung ein.

Hilft Find-Your-BI bei der Auswahl eines BI-Dienstleisters?

Ja, Find-Your-BI unterstützt die neutrale Auswahl von Werkzeug und Partner, betreibt aber selbst keine BI-Umgebungen. Das kostenlose BI-Matching erstellt eine Shortlist aus dem Katalog, das BI Selection Portal strukturiert Anforderungen, Anbieterpräsentationen und Entscheidung im Team. Für eine begleitete Auswahl gibt es die End-to-End BI-Auswahl für 8.000 € netto. Es gibt keine bezahlten Platzierungen. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welches Paket zu Ihrer Ausgangslage passt und welche Anbieterarten Sie anfragen sollten.